Ο προϋπολογισμός αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία σχεδιασμού και ελέγχου των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης για συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Με τον προϋπολογισμό οι επιχειρήσεις μπορούν να προβλέψουν την πορεία τους, να ερμηνεύσουν τις οποιεσδήποτε αλλαγές στα οικονομικά τους μεγέθη και να πάρουν γρήγορες αποφάσεις σε περιπτώσεις προβλημάτων που εμφανίζονται στο οικονομικό περιβάλλον τους.
Αν πρέπει να ξεχωρίσουμε το σημαντικότερο απ' όλα τα οφέλη του προϋπολογισμού θα μπορούσαμε να πούμε ότι γίνεται εργαλείο μέσω του οποίου τα στελέχη κινητοποιούνται για τη μείωση του κόστους και τη βελτίωση της αποδοτικότητας της επιχείρησης.
Οι προϋπολογισμοί είναι απαραίτητοι σε επιχειρήσεις που σαν κύριο σκοπό τους έχουν την κερδοφορία. Παρόλα αυτά μπορούν με την ίδια επιτυχία να εφαρμοστούν και στην περίπτωση μη κερδοσκοπικών επιχειρήσεων και μονάδων που ανήκουν στο δημόσιο. Για παράδειγμα οι προϋπολογισμοί είναι απαραίτητοι για τα Υπουργεία, τις Διοικητικές Περιφέρειες, τις Νομαρχίες, τα Νοσοκομεία κ.λ.π.
Τα στάδια διαδικασίας ενός ετήσιου προϋπολογισμού είναι τρία:
α) το στάδιο κατάρτισης,
β) το στάδιο έγκρισης,
γ) το στάδιο ελέγχου.
Ο προϋπολογισμός ενός οργανισμού μπορεί να χωριστεί σε τρεις κατηγορίες σύμφωνα με τα οικονομικά μεγέθη που μελετά:
α) στον προϋπολογισμό λειτουργικών δαπανών και εξόδων (λειτουργικό προϋπολογισμό),
β) στον προϋπολογισμό επενδύσεων,
γ) στον προϋπολογισμό ταμειακής ροής.
Κατά τον λειτουργικό προϋπολογισμό γίνεται εκτίμηση των εσόδων και των δαπανών που βαραίνουν τα έσοδα της επιχείρησης. Τέτοιες δαπάνες είναι το κόστος πωληθέντων, οι λειτουργικές δαπάνες, οι χρηματοοικονομικές δαπάνες κ.λ.π. Η κατηγοριοποίηση των δαπανών προσαρμόζεται σύμφωνα με τη δομή και την κύρια δραστηριότητα κάθε εταιρείας. Κατά τον λειτουργικό προϋπολογισμό έχουμε μια απεικόνιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Ο προϋπολογισμός ταμειακής ροής εξετάζει και καθοδηγεί τον τρόπο αντιμετώπισης προβλημάτων που μπορεί να παρουσιαστούν στη διαχείριση των χρηματικών εισροών και εκροών του οργανισμού. Η προετοιμασία του προϋπολογισμού ταμειακής ροής ακολουθεί την κατάρτιση του λειτουργικού προϋπολογισμού και αποτελεί σημαντικό μέρος των μελλοντικών προβλέψεων της πορείας της επιχείρησης.
Ο προϋπολογισμός επενδύσεων παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην μακροπρόθεσμη αποδοτικότητα της επιχείρησης. Αναφέρεται σε μελλοντικές δαπάνες της επιχείρησης με σκοπό την επένδυση σε:
Ø Πάγια περιουσιακά στοιχεία (π.χ. κτίρια, μηχανήματα και εξοπλισμό)
Ø Μόνιμο κεφάλαιο κινήσεως (π.χ. σταθερό απόθεμα πρώτων υλών και εμπορευμάτων)
Ø Επενδύσεις σε χρεόγραφα (π.χ. μετοχές άλλων εταιρειών)
Ø Εξαγορά ομολόγων
Ø Αποπληρωμή μακροπρόθεσμων δανείων
Ø Μορφές χρηματοδότησης
Για να επιτύχουμε τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα ως προς την ποιότητα και την πληρότητα του προϋπολογισμού απαιτούνται οι παρακάτω ενέργειες :
Ø Να σχεδιαστεί σαφής διαδικασία που θα περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες , τους εμπλεκόμενους, τις πληροφορίες, και τις μεθοδολογίες που θα χρησιμοποιηθούν κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού .
Ø Να δοθεί βαρύτητα στην στοχοθέτηση των πωλήσεων , καθώς με βάση τις πωλήσεις προσδιορίζονται όλοι οι επιμέρους προϋπολογισμοί εσόδων και εξόδων της επιχείρησης και κατ' επέκταση ο προσδιορισμός της ταμειακής ροής.
Ø Να υπάρξει εμπλοκή όλων των ατόμων που έχουν την ευθύνη για δαπάνες και έσοδα. Ο καθορισμός στόχων σε όλους τους τομείς είναι στοιχείο που κρίνει την πληρότητα του προϋπολογισμού.
Ø Να λειτουργήσει η διαδικασία του προϋπολογισμού ως μηχανισμός για να εκφραστεί ο στρατηγικός σχεδιασμός σε λειτουργικούς όρους, να συνδέσουμε δηλαδή τη στρατηγική με την καθημερινότητα.
Ø Να καθοριστεί η περίοδος που αφορά τον προϋπολογισμό, συνήθως δώδεκα μήνες.
Σπύρος Δ. Κοττώρης MBA
Οικονομολόγος – Καθηγητής ΙΕΚ ΞΥΝΗ
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ
Ø Γκίκας, Δ., (1997), Η ανάλυση και οι χρήσεις των λογιστικών καταστάσεων, Εκδόσεις Σμπίλιας, TO OIKONOMIKO, ΑΘΗΝΑ.
Ø Βασιλάτου - Θανοπούλου, Ε., (1993), 'Εισαγωγή στην χρηματοοικονομική λογιστική', Εκδόσεις Σμπίλιας: 'Το Οικονομικό'.
Ø Ναούμ, Χ. , (1998), ' Μαθήματα χρηματοοικονομικής λογιστικής' .
Ø Νιάρχος, Ν., (1991), 'Χρηματοοικονομική ανάλυση' , Εκδόσεις Σταμούλη.
Ø Mankiw, G. , (1994), Macroeconomics , Worth Publishers.
Ø Muro, V., (1998), Handbook of financial analysis for corporate managers, AMACOM.
